Приложение для учёта абонементов

Если абонементы ведутся вручную, ошибка появляется незаметно: забыли списать занятие, продлили просроченный пакет, потеряли, у кого сколько осталось. В студии с десятками учеников это превращается в путаницу и споры «а я уже оплатил». Разберём, как устроен учёт абонементов в системе и почему это надёжнее ручных списков.

Зачем приложение для абонементов

Абонемент — это пакет занятий с остатком. Чтобы им было удобно пользоваться, инструмент должен в любой момент отвечать на три вопроса: сколько занятий осталось, до какого числа действует, когда пора продлевать.

• Создание абонемента с числом занятий и сроком.
• Списание посещений без ручного пересчёта.
• Остаток занятий — всегда виден.
• Продление и оплаты — в одном месте.
• Уведомления ученику и вам.

Один экран вместо нескольких вкладок: открыли список — сразу видно, у кого пакет на исходе, кто оплатил, а кто нет.

Создание и параметры абонемента

Абонемент создаётся под конкретного ученика и задаётся двумя параметрами: количество занятий и срок действия. Механика универсальная — одинаково работает для музыкальной школы, студии танцев, языкового центра и спортивной секции.

Дополнительно фиксируется стоимость — она попадает в финансы, и привязка к ученику: весь пакет виден в его карточке. Если абонементов уже много, учеников можно загрузить из CSV или Excel за пару минут, вместе с историей, а не заводить каждого вручную.

Списание посещений и остатки

Главная беда ручного учёта — списание. Здесь посещение уходит из пакета за занятие автоматически: ученик пришёл — абонемент уменьшился, остаток пересчитался сразу. Не нужно сводить галочки в тетради и в Excel одновременно.

Что происходит с остатком в разных ситуациях:

Остаток можно пересчитать и вручную, по простой формуле: остаток = куплено − списано. При продлении купленное суммируется, поэтому не нужно держать в голове два пакета — в остатке видно итог.

• Отметили занятие «проведено» — оно ушло из остатка.
• Остаток по каждому ученику виден в списке и в его карточке.
• Перенесённые и отменённые занятия остаток не трогают.
• История посещений и оплат — в одном окне.

Остаток всегда актуален, поэтому фраза «у меня ещё три занятия» проверяется за секунды.

Оплаты, продление и напоминания

Когда пакет подходит к концу, приложение должно помочь продать следующий, а не потерять ученика. Оплаты зачисляются автоматически, доход за месяц виден одной цифрой, способы оплаты — карта, СБП, наличные.

• Продление абонемента в пару кликов.
• Оплата фиксируется и попадает в историю платежей.
• Баланс ученика виден в его карточке.
• Задолженности не теряются — их видно по остатку и срокам.

Так администратор не ищет в переписке, кто оплатил, а кто нет. Дмитрий Тимофеев, руководитель школы программирования, описывает это коротко: «Понятно без обучения. Финансы и абонементы наконец под контролем».

Чтобы пакеты не заканчивались «неожиданно», нужны напоминания. Есть уведомления о заявках и оплатах, а связь с учеником — в один тап через WhatsApp, Telegram или VK. Вот на что стоит смотреть по абонементу:

• Пакет подходит к концу — пора предложить продление.
• Оплата не поступила — стоит напомнить, пока занятия ещё есть.
• Срок действия истекает — ученик узнаёт об этом заранее, а не в последний день.

Работает в браузере на ПК и телефоне, есть мобильная версия — проверить остаток можно между занятиями.

Индивидуальные и групповые занятия

Абонемент — понятие гибкое. Один ученик ходит индивидуально, другой — в группе, третий совмещает. Пакеты работают для обоих форматов: и для персональных занятий, и для групп, где на одно занятие приходят несколько человек.

Как это работает в 2kurs

1. Заводите ученика и создаёте абонемент: указываете число занятий и срок.
2. Отмечаете занятие проведённым — посещение списывается, остаток пересчитывается сам.
3. Видите остаток и баланс в карточке ученика на одном экране.
4. Продлеваете пакет и фиксируете оплату — история платежей и доход под рукой.

Никаких установок: всё работает в браузере на ПК и телефоне, есть мобильное приложение.

Тарифы: абонемент, остаток и продление

Учёт пакетов удобнее начать с пробного тарифа:

• Попробуйте вести абонементы на своих учениках.
• Две недели полного доступа — открыты все функции, карта не нужна.
• Платные тарифы — 30 активных учеников на одного преподавателя или 50 учеников на двух.

Активный — тот, у кого есть хотя бы одно занятие за месяц. Данные, накопленные за пробный период, сохраняются.